El ciclo vital de un proyecto

Durante mi vida he gestionado proyectos diversos, desde actividades culturales y educativas fuera del entorno online hasta proyectos web (aparentemente con cosas en común). No obstante hay elementos en común que son imprescindibles para lo que considero una correcta ejecución.

Para determinar qué es un proyecto, debemos entender por definición que siempre tiene una fecha de inicio y otra de fin. Una serie de acciones nos deben llevar a conseguir un objetivo en una fecha determinada.

La concepción de la idea, la planificación, la implantación,  el test y el cierre conforman el ciclo vital de un proyecto. Para no entrar con aspectos técnicos, voy a intentar explicar con un ejemplo práctico cada uno de ellos:  La preparación de un concierto de música pro fondos para un centro infantil.

• Concepción de la idea: Carlos, Luis, Noelia, Elena y Juan son un grupo de amigos con sensibilidad social y apoyan a un centro infantil habitualmente. Notan que hacen falta recursos para una mejor atención. Casualmente son muy aficionados a la música y se les ocurre que pueden organizar un concierto de música para recaudar fondos para los niños. Lógicamente el entusiasmo cae rápidamente cuando uno de los amigos habla sobre costes o experiencia en realizar una actividad de este tipo y el poder de convocatoria. Este es el momento de la concepción de la idea y es el momento en el que el proyecto irá tomando forma o morirá.

El proyecto no muere. Carlos conoce a un par de amigos que ya han realizado eventos de este tipo y les pueden echar una mano de manera desinteresada. Juan y Elena tienen muchos contactos en agrupaciones sociales y manejan muchos contactos en redes sociales, por lo que tienen un fuerte poder de convocatoria. El problema es el económico.El sonido, el local y parte de la logística son un punto flaco. Luis y Noelia están convencidos de poder conseguir patrocinadores que cubran los costes, y de esta manera el margen de beneficios pueda ser suficiente para considerar exitoso el proyecto. Hay entusiasmo y un sentido de la realidad claro...Saben que no les bastará las buenas intenciones, pero están convencidos que el proyecto es viable.

• Planificación: Tras una semana intensa de coordinaciones, el grupo se reúne para compartir los logros de la semana y dar un paso más para hacer que el proyecto se haga realidad.

Los recursos humanos clave para la organización se perfilan: orden y seguridad, programa, apoyo a los artistas, taquilla, logística, prensa y comunicación. También determinan los recursos logísticos para el evento. Luego elaboran un calendario y definen la fecha del evento, para luego elaborar el listado de acciones que deben ejecutarse en la preparación del evento, el definir los responsables y establecer los plazos de entrega.

Finalmente, definen los costes de cada acción y los protocolos de calidad para cuidar que efectivamente cada pequeña acción esté correctamente ejecutada. Esta fase denominada planificación se identifican los recursos, establecen parámetros realistas, los costes y el cuidado de la calidad.

• Implantación: Aunque son grupo, eligen a Carlos como coordinador para que haga el seguimiento y el control de los plazos y acciones para llevar a cabo el evento. Desde luego, cuenta con los otro cuatro amigos que lideran las coordinaciones de orden y seguridad, logística, prensa y comunicación, programa del evento y la parte económica.

Cada uno de ellos utiliza herramientas para controlar y seguir la ejecución de las acciones, los plazos y las dependencias de acciones para que pueda realizarse el evento.

Llega el día del evento. Se despliegan los equipos de trabajo. Los de orden y seguridad supervisando el acceso de la gente y el aforo. Los del programa coordinando el recibimiento de los artistas, el orden de presentación, las pruebas de sonido... El evento ha pasado del papel a la realidad y tiene controles constantes para comprobar el desarrollo correcto del evento.

• Test y control de calidad: El evento se está realizando, pero o que no se ha visto es la prueba antes de su realización. En cualquier proyecto el test de prueba se hace luego para ver si el producto funciona, en este caso se hace antes.

El equipo se reúne en el local, reconocen el sitio y se organizan simulando el desplazamiento de las personas, la ubicación de los artistas y la prueba del sonido es importante para que los grupos se sientan cómodos. Se comprueba que los baños estén operativos, las salidas de emergencia. Es decir, según un protocolo de calidad, se comprueba que todo esté a punto para que el evento tenga el mínimo de incidencias. Se comprueba el protocolo de seguridad y se tiene mucho cuidado que todo el equipo lo conozca para cualquier situación imprevista.

• Evaluación y mejora: El evento ha sido un éxito. Se reunió cerca de 1.300 personas de las 1.500 previstas. No hubieron incidentes y la gente terminó contenta con ganas de repetir la experiencia. El grupo se reúne después de un par de días y evalúan los beneficios obtenidos gracias al evento. Se comparten los informes por áreas, las conclusiones y los puntos que no fueron tan bien. Se toma nota pues están valorando repetir la experiencia el año siguiente y hacer del evento una costumbre anual que beneficie a los niños. Saben la experiencia ha sido buena y creen que el año siguiente pueden repetir la experiencia.

En esta fase de evaluación, se toma nota y documenta la experiencia que será muy útil para que el año siguiente puedan mejorar la acción, y el proyecto sea superior al ejecutado.

• Cierre: Finalmente, se coordina la entrega de los beneficios obtenidos. Se organiza una pequeña celebración en la que se reúnen los responsables del centro infantil "Arcoiris", los patrocinadores del evento y algunos medios de prensa locales. Se agradece la colaboración y se menciona que en un pequeño blog que ha elaborado el grupo, se pueden ver fotos del evento así como los informes económicos para los interesados.

Está claro que un proyecto IT, o de negocio generalmente tienen ya presupuestos definidos y que exige un tratamiento distinto. No obstante lo que quiero transmitir son los momentos del proyecto. En cualquier caso, siempre hablamos de un proceso que tiene un inicio y fin, y en el que cada paso es importante y necesita un buen equipo coordinado, con los objetivos claros.

El ciclo vital de un proyecto depende de un correcto reconocimiento de sus fases, de la claridad de los objetivos y de un grupo humano correctamente coordinado y comprometido.

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¿Te atreves a soñar? El valor de los sueños para un emprendedor

Imagen de http://nutricionmental.wordpress.com

Es probable que en más de una ocasión hayamos mirado con ojos de lástima a aquellos jóvenes entusiastas, recién egresados del colegio o la universidad, con sueños y anhelos. Incluso, me atrevo a decir que en algunas ocasiones hayamos "dinamitado" con nuestra objetividad y experiencia que da los años, sus insipientes sueños.

Está claro que nos fastidia a veces que la gente sueñe. La gente debe tener "los pies en la tierra"...eso nos tranquiliza porque eso es lo que hemos aprendido y ver a otros tan entusiastas nos despierta el temor a descubrir que hemos perdido el tiempo por no soñar.

Hablemos claro. Los sueños pueden ser el motor que nos impulse a dar un paso más, a salir de nuestra "zona de confort" para explorar lo desconocido. ¿Eso es bueno?¿Es malo? Yo en todo caso preguntaría ¿Por qué no salir de la zona de confort?¿Qué gano?¿Qué pierdo?

He encontrado un vídeo estupendo sobre la capacidad de soñar. Creo que sin esta capacidad, los proyectos de emprendimiento no existirían.

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Si no vas, no has ido: Lección para la vida profesional y el día a día

He tenido el placer de leer un libro corto, sencillo pero sustancioso. Paco Muro, en su libro "Ir o no ir" nos da una lección de vida empresarial, reforzando el concepto de motivación, compromiso y conciliación con la vida familiar, tan descuidada por los que nos involucramos y sentimos pasión por los negocios.

Quiero compartir una de las historias, que además, puede aplicarse a la vida cotidiana.

Si no vas...no has ido!!

Muchas son las tentaciones que acechan a los vendedores para justificar unos resultados insuficientes. Tantas que, a menudo caen en la trampa y llegan a creerse las excusas fáciles, bajan el rendimiento, y provocan sin querer que se hagan realidad los malos augurios; entonces los molinos se convierten en gigantes. Se oyen por doquier lamentos como que el mercado está difícil, que la competencia aprieta, que no hay alegrías en el sector, que nuestros precios son malos, que tardamos mucho en contestar, que la zona es muy grande, que se está desbordado de trabajo y que no hay tiempo para nada... Y posiblemente la mayoría de ellas sean objeciones ciertas.

¿Cuál es la solución? ¿Cómo se sale de este círculo vicioso que mina la moral del vendedor y repercute en sus resultados?

Pues como siempre, haciendo lo que tiene que hacer un vendedor, la esencia de su trabajo: visitar y visitar. Porque lo que ocurre muchas veces es que entre tanta disculpa, tanto pretexto y tanta desidia, se deja de ir a ver a los clientes que hay que ir a ver. Se deja de llamar todo lo que habría que llamar y se pierden el ritmo, tono y ganas de vender. La mayoría de los clientes dejan de trabajar con sus proveedores ¡por abandono del proveedor! Se abusa de la confianza del cliente cautivo y se deja de ir a verle, hasta que se descubre que de "cautivo" no tenía nada. Basta recordar que cada vez que captamos un nuevo cliente, algún vendedor iluso ha perdido a uno de sus "clientes cautivos".

La informática, el telemarketing, internet y los CRM  y demás gaitas están muy bien,  y son excelentes herramientas de apoyo. Pero vender, lo que se dice vender, se hace cara a cara, escuchando, cazando oportunidades in situ, pues detrás de cada cliente hay una persona de carne y hueso, con sus manías y sus deseos, y si nos olvidamos de tratar con él, de tratarle A ÉL, nos mereceremos perder ese cliente.

A menudo en la empresa que presido decimos: "Si no vas… no has ido. Y si no llamas… no has llamado". Esto nos sirve para recordarnos unos a otros que esté como esté el mercado, el producto y lo que se quiera echar en el saco de las pamplinas, lo que hay que hacer es visitar, ir, llamar. Porque si no vas… pues eso, que no has ido, y si no has ido es seguro que no habrás podido captar oportunidades, generar negocio, vender imagen, lograr una recomendación, enterarte de un cambio futuro que te afecta, lograr un pedido inesperado de esos que aparecen cuando vas, y un largo etcétera de cosas buenas que le ocurren al vendedor que va, al que llama.

Es bueno tener siempre presente que en ventas la suerte existe, ¡pero te tiene que pillar visitando! ¿Que el mercado está durillo? ¡Pues a visitar! ¿Que la competencia está apretando? ¡Pues a visitar más aún! ¿Que se anuncia la llegada de un meteorito gigante que a lo peor podría arrasar el mundo? ¡Pues a visitar, pero ya, por si acaso!

Y lo demás, tonterías de segundo plano. Si vas, a lo mejor hay pedido o a lo mejor no, pero si no vas…¡claro que el mercado te parecerá duro y la competencia potente! Y todas las justificaciones que nos argumenta el inútil, vago y perezoso que todos los vendedores tenemos dentro se aparecerán ante tus ojos magnificadas.

Afortunadamente, también tenemos dentro a ese profesional "marchoso", que disfruta de la aventura, al que le encantan los retos, al que le divierte el contacto con la gente, que vive intensamente la libertad del vendedor, que saborea cada logro, que persevera como un perro de presa, que cuando se encuentra con un cliente que le trata de forma indeseable, lejos de venirse abajo grita para sus adentros: ¡Ríe, ríe, que me vengaré vendiéndote!.

Ese auténtico profesional es el que debemos despertar cuando el veneno de la mediocridad nos amenace con su visita. Y la mejor forma de alejarlo es visitar y visitar. Porque la visita es la esencia de la venta, es el patio de operaciones del vendedor, es su momento de la verdad, allí donde te juegas el todo o nada, el firma o no firma. Es aquel momento en el que se saborea la adrenalina comercial que alimenta el espíritu del profesional de la venta. Que sí, que hay que planificar, que hay que preparar, que hay que pensar, ¡pero visitando! Si además de organizarse bien, se tiene una alta calidad de visita por una gran técnica comercial, ¡fantástico!. Pero muchos son los que dicen: "Es que necesito prepararme mejor", "Es que me falta formación", "Es que no tenemos suficiente soporte, el folleto está obsoleto", "Es que, es que…" y mientras tanto pasan las horas y los días y las semanas… y no han ido.

Así que mientras te lo piensas, mientras alguien moderniza el folleto y mientras esperas para hacer una buena formación (que siempre es útil y valioso para un profesional), y hasta que los dioses del Olimpo económico decidan llenar el mercado de clientes deseosos de llamarte por propia iniciativa y gastar cantidades ingentes contigo… ¡Visita!

Porque si no vas, dejémonos de tonterías: ¡No has ido!

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¿De dónde vienen las buenas ideas?

(Ideas extraídas del vídeo de Steven Johnson "De dónde vienen las ideas")

A muchas agrupaciones o empresas, les motiva el tener un grupo innovador, con buenas ideas. No obstante no siempre lo consiguen. ¿Por qué?¿Son sólo algunos los elegidos?

Si analizamos un poco la historia de la humanidad, nunca faltaron personas que marcaron época con sus invenciones, con sus innovaciones.¿Cuáles fueron espacios que llevaron a índices excepcionales de creatividad e innovación?. Estos espacios tienen mucho en común y tienen patrones similares.

Steven Johnson denomina a uno de los patrones la lenta corazonada. Las buenas ideas nunca llegan de manera inmediata sino que han tomado su tiempo el evolucionar, pueden tardar años.

Estas corazonadas se complementan con otras, de allí la importancia de relacionarse, de compartir con otros y enriquecer la idea con nuevas perspectivas, con nuevos datos.

El gran motor de las innovaciones científicas y tecnológicas fue el incremento de la conectividad. Compartir nuestras ideas con otras personas y tomar "prestadas" las corazonadas de otros para combinarlas con las nuestras nos permite obtener ideas nuevas.

Hoy internet nos permite una posibilidad enorme de conectarnos, de encontrar las "piezas que faltan" para completar nuestras ideas o darles forma. Como diría Steven Johnson "La suerte favorece a la mente conectada".





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La nueva insignia de Google+ para web o blog

Esta semana ha sido bastante "movida" con el tema de la posibilidad de crear páginas de empresa a través de Google+.  Lo interesante es que ahora nos ofrecen su propia insignia para añadirla en nuestro blog o web, facilitando que nos añadan a círculos sin tener que salir de la web.

Como lo indica el propio Blog de Google+, hay que inscribirse para luego visitar la herramienta de configuración y elegir nuestra insignia.

Lo primero, al ingresar a la herramienta, es tener preparado nuestro identificador de página:

Luego, elegir la opción de insignia que más nos guste, lo mismo que el idioma.

Finalmente, copiar los códigos tanto en el header como en el lugar que queremos añadirla y ya tenemos nuestra insignia de Google+.

¿Te pareció útil la información? Compártela :)

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Cómo añadir widget de Google Plus a un blog

Hace poco intentaba añadir en mi blog el widget de Google Plus y no tenía ni idea de como conseguirlo. Pude encontrar por fin la página que me permite esa opción.

Widget Plus es el nombre de la página de donde consigues el código para añadirlo en tu blog.

Lo primero que debes hacer es pulsar el botón Get Widget y se te habilitará la parte inferior en donde tendrás que indicar básicamente tu ID de Google+ y el idioma que quieres utilizar.

Luego puedes completar las demás opciones si lo quieres personalizar, pero te recomiendo que si no te manejas mucho con diseños y colores, lo dejes tal cual. ¿Qué cuál es tu Id de Google+? Lo puedes visualizar en la url cuando accedes a tu sesión.

Añadidos los datos, lo demás es coser y cantar. Copias el código y lo añades en tu blog...¡Y ya está! Ya puedes compartirlo con el resto de la humanidad :)

¿Me añades? ;)

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¿Qué es un email? Información básica para principantes

Aunque suene a chiste, decidí escribir este post porque, aunque hay mucha gente hoy en día que lo utiliza de manera mécanica y activa, hay todo un sector de "inmigrantes digitales" que viven ajenos a esta realidad (del cual soy parte pues no nací precisamente después de la era internet) . Si le pregunto a mi padre o a mis tíos si tienen correo electrónico o "email", me dirán que no, y si se animasen a crearse una cuenta, les costará iniciarse o entender que es eso del email.

Teniendo en cuenta que un email es fundamental para iniciar el mundo 2.0, intentaré sintetizar en lo referente a la definición y me centraré en otros aspecto como el uso y la creación del mismo.

Según la wikipedia la definición es "Correo electrónico (correo-e, conocido también como e-mail ), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos."

A lo cual añado: Un correo electrónico o email, es un medio por el cual, es posible la comunicación escrita con cualquier parte del mundo, de manera casi instantánea a través de internet, permitiendo incluso compartir elementos que no son de texto como imágenes, fotos y música. Es el medio básico de comunicación que hoy en día ha pasado de un uso particular a un uso obligado de empresa y como herramienta actual para acciones de marketing y acciones comerciales.

Hoy en día crearse una cuenta de correo es muy fácil. Hay opciones tanto gratuitas como de pago, y continuamente se van superando así mismas para mejorar la experiencia del usuario.


Cómo crear una cuenta de correo 

Si no se tiene mucha experiencia en el uso de internet, lo mejor es pedir la ayuda de una persona para la creación de la cuenta, ya que aunque son intuitivas, cada proveedor usa diferentes formas de registro. Lo más importante es recordar la contraseña y el usuario. Las cuentas de correo tienen el siguiente formato:

nombreusuario@dominio.com

Es decir: El usuario, el arroba "@", el nombre del dominio (si es hotmail, gmail, yahoo, dominio propio, etc) que suele terminar con un punto y si es internacional será .com


¿Con qué proveedor de correo creo mi cuenta de email?

Tienes para elegir. Entiendo que si es tu primera vez, quieras alguno gratuito. Te presento los más utilizados:

Gmail
Hotmail
Yahoo
AOL



Espero te haya resultado útil esta información

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